Datenschutzhinweise für die Online-Bewerberplattform

Informationen nach Art. 13, 14 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Liebe Bewerberin,
lieber Bewerber,

nachfolgend informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 4 Nr. 2 DSGVO) im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung auf unserer Online-Bewerberplattform (erreichbar unter www.rku-it.de). Im ersten Abschnitt dieses Informationsblatts finden Sie allgemeine Hinweise zum Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten und die Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Regelungen zustehenden Ansprüche und Rechte. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, ist im zweiten Abschnitt „Besondere Informationen“ spezifiziert.

ALLGEMEINE INFORMATIONEN
 
1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?
Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:

   rku.it GmbH Westring 301
   44629 Herne
   Deutschland

Sie erreichen den betrieblichen Datenschutzbeauftragten unter:

   Datenschutzbeauftragter der rku.it GmbH
   Westring 301
   44629 Herne
   Deutschland

oder per E-Mail unter: datenschutz @ rku-it.de

2. Welche Daten verarbeiten wir und aus welchen Quellen stammen diese?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen des Bewerbungsverfahrens von Ihnen erhalten. Diese Daten entstammen entweder aus dem von Ihnen online auszufüllenden Bewerbungsbogen auf der Bewerbungsplattform oder aus den von Ihnen hochgeladenen Dateien (Anschreiben, Passbild, Lebenslauf, Zeugnisse).

Des Weiteren werden technische Nutzungsdaten bei der Benutzung des Online-Portals und dem Besuch der Website verarbeitet.

Weitere Einzelheiten zu den konkret verarbeiteten Datenkategoriensowie den entsprechenden Quellen finden Sie im Abschnitt „Besondere Informationen“ (dort Ziffer 1).

3. Zu welchen Zwecken verarbeiten wir Ihre Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) zu verschiedenen Zwecken. Grundsätzlich kommen als Zwecke der Verarbeitung in Betracht: Die Verarbeitung zur Anbahnung von Vertragsverhältnissen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), zur Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO). Die weiteren Einzelheiten zum Zweck der Datenverarbeitung können Sie den Hinweisen im Abschnitt „Besondere Informationen“ (dort Ziffer 2) entnehmen.

4. Wer bekommt meine Daten?
Innerhalb der rku.it GmbH erhalten nur diejenigen Stellen Ihre Daten, die mit der Vorbereitung und der Durchführung des Bewerbungsprozesses betraut sind. Das sind die Mitarbeiter in der Personalabteilung sowie die Fachbereiche, in denen eine Stelle besetzt werden soll, die Führungskräfte und die potenziellenVorgesetzten. Außerdem erhält der Betriebsrat die Bewerbungsunterlagen. Auch von uns eingesetzte und im Auftrag tätige Dienstleister (sog. Auftragsverarbeiter, vgl. Art. 28 DSGVO) können zu diesen genannten Zwecken Daten verarbeiten.

Einzelheiten zu den von uns eingesetzten Auftragsverarbeiternsowie den konkreten Empfängern, die personenbezogene Daten erhalten, sind im Abschnitt „Besondere Informationen“ (dort Ziffer 3) enthalten.

5. Wie lange werden meine Daten gespeichert?
Soweit erforderlich, verarbeiten und speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer des Bewerbungsprozesses. Wenn es im Anschluss des Bewerbungsverfahrens zu einem Beschäftigungsverhältnis/Ausbildungsverhältnis/ Praktikum kommt, werden die Daten zunächst weiterhin gespeichert und in die Personalakte überführt. Ansonsten endet der Bewerbungsprozess mit dem Zugang einer Absage beim Bewerber. Spätestens drei Monate nach Zugang der Absage werden die Daten gelöscht. Dies gilt nicht, soweit die Verarbeitung und Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten im konkreten Fall zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Dauer eines Rechtsstreits) erforderlich ist.

Gegebenenfalls erhalten Sie trotz einer Absage in einem konkreten Bewerbungsverfahren eine Einladung für einen sogenannten „Talent-Pool“ für künftige Stellenausschreibungen bei der rku.it GmbH. Im Falle Ihrer Einwilligung werden Ihre Bewerbungsdatenfür jeweils drei weitere Monate gespeichert. Alle drei Monate müssen Sie erneut einwilligen, dass Sie im Bewerber-Pool verbleiben möchten. Sollten Sie auf diese Nachfrage nicht innerhalb von 14 Tagen reagieren, so werden Ihre Daten nicht weiter gespeichert.

Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) bis zu dreißig Jahre betragen können, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.

6. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?
Eine Datenübermittlung in Drittstaaten findet nicht statt.

7. Welche Datenschutzrechte habe ich?
Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunftnach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigungnach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschungnach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkungder Verarbeitungnach Art. 18 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeitaus Art. 20 DSGVO. Zur Ausübung der vorgenannten Rechte können Sie sich an die im Abschnitt „Allgemeine Informationen“–„Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?“genannten Stellen wenden.

Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Wahrnehmung unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO erfolgt, können Sie dieser Verarbeitung nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben in Art. 21 DSGVO widersprechen. Weitere Hinweise zu Ihrem Widerspruchsrecht finden Sie am Ende dieser Datenschutzhinweise in der „Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO“.
Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde(Art. 77 DSG-VO), wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichenRechtsbehelfs. Die für unser Unternehmen zuständigeDatenschutzaufsichtsbehörde ist:

   Landesbeauftragte für Datenschutz und
   Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
   Kavalleriestraße 2-4
   40213 Düsseldorf

8. Besteht für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?
Es besteht keine gesetzliche oder vertragliche Pflicht zur Bereitstellung von Daten. Im Rahmen Ihrer Bewerbung sollen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung der Bewerbung erforderlich sind. Ohne diese Daten werden wir jedoch Ihre Aufnahme in den Bewerbungsprozess ablehnen müssen.


BESONDERE INFORMATIONEN

In diesem Abschnitt möchten wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des jeweiligen Bewerbungsprozesses informieren. Die nachfolgend dargestellten Verarbeitungstätigkeiten betreffen stets den Bewerber.

1. Welche Daten verarbeiten wir und aus welchen Quellen stammen diese?
Anknüpfend an die Ausführungen im Abschnitt „Allgemeine Informationen“ (dort Ziffer 2)verarbeiten wir im Rahmen der Benutzung der Online-Bewerberplattform die folgenden Daten bzw. Kategorien von Daten:

a) Daten, die wir von Ihnen im Rahmen des Bewerbungsprozesses erhalten
Wir verarbeiten folgende Daten bzw. Kategorien von Daten, die wir von Ihnen direkt oder über von Ihnen beauftragte Personen erhalten: 

  • Stammdaten:
    • Geschlecht, Name, Anschrift, Telefonnummern und E-Mail-Adresse
    • Falls vom Bewerber im Lebenslauf angegeben: u. a. Geburtsdatum, -ort, -land und ggf. -name, Staatsangehörigkeit, Familienstand
  • Daten, wie Sie auf das Stellenangebot aufmerksam geworden sind
  • Daten über den Grund für das angestrebte Praktikum (nur im Falle einer Bewerbung für einen Praktikumsplatz)
  • Daten über die Schulausbildung im Einzelnen (nur im Falle einer Bewerbung für einen Ausbildungsplatz): Beginn und Ende der Schulausbildung, Art der Schule, Art des Abschlusses, Gesamtnotendurchschnitt des letzten Zeugnisses (ohne Kopfnoten), Noten des letzten Zeugnisses in den Fächern Mathematik, Deutsch, Englisch, BWL, Rechnungswesen  Daten über die Ausbildung (u. a. Schule, Universität, betriebliche Ausbildung)
  • Daten über außerberufliche Interessen: Hobbies, ehrenamtliches Engagement
  • Daten über den Inhalt ehemaliger/aktueller Arbeitsverhältnisse, z. B. Arbeitsaufgaben, Leistungsdaten, ausgefüllte Positionen (Diese Daten können sich aus Ihrem Anschreiben/Lebenslauf/beigefügten Arbeitszeugnissen ergeben.)
  • Passbild
  • Anderweitige Daten, die Sie uns im Bewerbungsprozess freiwillig überlassen, indem Sie sie hochladen oder uns anderweitig zukommen lassen, wie etwa in Ihrem Bewerbungsschreiben, Lebenslauf oder Zeugnissen.
  • Benutzt der Bewerber den internen Zugang der rku.it GmbH zum Bewerbungsportal, wird gespeichert, dass es sich um einen internen Bewerber handelt.
  • Nutzungsdaten:
    • Folgende Daten werden bei allen Besuchern der Website verarbeitet, auch denjenigen, die den Bewerbungsprozess nicht abschließen: IP-Adresse, die aufgerufene Website, Datum und Uhrzeit des Abrufs.
    • Daten, die zusätzlich bei einem abgeschlossenen Bewerbungsvorgang über unsere Online-Bewerberplattformanfallen: Session-ID, Nutzername/Passwort.
  • Kommunikationsdaten: Daten über den Kommunikationsinhalt und sonstige Daten, die im Rahmen der Kommunikation(z. B. bei telefonischen Rückfragen unsererseits, bei Verwendung des Kontaktformulars) mit Ihnen anfallen.
  • Datenschutzrechtliche Erklärungen:
    • Einwilligungserklärungen zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten
    • Erklärungen zum Widerruf etwaiger von Ihnen erteilter Einwilligungen, Erklärungen zum Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten
    • Erklärungen zur Geltendmachung Ihrer Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit einschließlich der Informationen, die Sie uns bei der Geltendmachung Ihrer Rechte mitteilen.

b.) Daten, die wir eigenständig generiert haben
Wir weisen jeder Bewerbung eine eigene Bewerbungsnummerzu.

c.) Daten, die wir von Dritten erhalten
Wir verarbeiten keine Daten bzw. Kategorien von Daten, die wir von Dritten erhalten.


2. Zu welchen Zwecken verarbeiten wir Ihre Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?
Anknüpfend an die Ausführungen im Abschnitt „Allgemeine Informationen“ (dort Ziffer 3) verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Basis der folgenden Rechtsgrundlagen zu den folgenden Zwecken:

Zweck/berechtigtes Interesse

Verarbeitete Daten bzw.
Kategorie von Daten

Rechtsgrundlage/-n

Nutzung der Website zur Bewerbung/Vertragsanbahnung einschließlich der Kommunikation mit der betroffenen PersonStammdaten, Daten, wie Bewerber auf die Stelle aufmerksam geworden ist, Daten über den Grund für das angestrebte Praktikum, Daten über die Schulausbildung, Passbild, Daten ob es sich um einen internen Bewerber handelt, Kommunikationsdaten, Bewerbungsnummer, anderweitige Daten, die Sie uns im Bewerbungsprozess freiwillig überlassen, indem Sie sie hochladen oder uns anderweitig zukommen lassen, wie etwa in Ihrem Bewerbungsschreiben, Lebenslauf oder Zeugnisse 

Es wird angezeigt, ob der interne Bewerber sich bereits auf mehrere Stellen beworben hat. Hierdurch haben wir die Möglichkeit, die interne Stellenvergabe besser zu koordinieren und eine für beide Seiten (Bewerber und potentieller Arbeitgeber) möglichst effiziente und zufriedenstellende Lösung zu finden.

Daten, ob es sich um einen internen Bewerber handelt

 

Nach Zustandekommen eines Arbeitsvertrags werden Daten in die Personalakte des Betroffenen gespeichert. Diese Daten dienen dann als Grundlage für die spätere berufliche Entwicklung des Betroffenen (z.B. Erkennen von Fortbildungs-, Weiterentwicklungsmöglichkeiten/-bedarf je nach Vorkenntnissen, Beförderungsmöglichkeiten je nach vorhandenen Qualifikationen etc.)

Stammdaten, Daten, wie Bewerber auf die Stelle aufmerksam geworden ist, Daten über den Grund für das angestrebte Praktikum, Daten über die Schulausbildung, Daten, ob es sich um einen internen Bewerber handelt, Kommunikationsdaten, anderweitige Daten, die Sie uns im Bewerbungsprozess freiwillig überlassen, indem Sie sie hochladen oder uns anderweitig zukommen lassen, wie etwa in Ihrem Bewerbungsschreiben, Lebenslauf oder Zeugnisse

Art. 6 Abs. 1 lit f DSGVO

Registrierung auf der Website

E-Mail-Adresse, Nutzername/Passwort

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

Verifizierung (z.B. Abgleich mit Daten i.R.d. Zugriffs auf das Benutzerkonto)

E-Mail-Adresse, Nutzername/Passwort

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

Erkennung und Abwehr von Cyber-Angriffen (z.B. Distributed Denial of Service oder Hacker-Angriffe): Der Betreiber der Plattform benötigt die verarbeiteten Daten um eine stabile und sichere Benutzung der Plattform zu gewährleisten. Durch Cyber-Angriffe kann u.a. der Betrieb der Website gefährdet werden. Zudem soll der Zugriff Unbefugter auf die Daten der Plattformbenutzer verhindert werden.

IP-Adresse, Nutzername/Passwort, aufgerufene Seite, Datum und Uhrzeit des Abrufs

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Aufgrund des Bewerbungsprozesses können ggf. gegenseitige Rechtsansprüche (z.B. vorvertragliche Ansprüche, AGG-Ansprüche) entstehen. Die erhobenen Daten sind erforderlich zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung dieser (potentiellen) Rechtsansprüche.

Stammdaten, Kommunikationsdaten, Nutzungsdaten

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Einwilligungsmanagement (Verwaltung von datenschutz- und lauterkeitsrechtlichen Einwilligungs- und Widerrufserklärungen)

Stammdaten, Datenschutzrechtliche Erklärungen

Art. 6 Abs. 1 lit c DSGVO

Betroffenenrechtemanagement (Bearbeiter von Anfragen betroffener Personen zu Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit zur Erfüllung der datenschutzrechtlichen Rechte der betroffenen Personen)

Alle Daten bzw. Kategorien von Daten, die Gegenstand der jeweiligen Anfrage sind.

Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO

 

3. Wer bekommt meine Daten?
a.) Auftragsverarbeiter
Das Online-Bewerbungsportal wird von einem externen Dienstleister als Auftragsverarbeiter betrieben. Die personenbezogenen Daten werden von dem Betreiber als Auftragsverarbeiter erhoben.
b.) Verantwortliche
Ihre Daten werden nicht an Dritte weitergegeben, die diese dann in eigener Verantwortung verarbeiten.

4. Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall?
Unserer Entscheidungsfindung im Rahmen des Bewerbungsprozesses beruht nicht auf einer automatisierten Verarbeitung gemäß Artikel 22 DSGVO.
 
5. Inwieweit werden meine Daten für die Profilbildung genutzt?
Ihre Daten werden nicht zu einer Profilbildung (Profiling) genutzt. Profilingist jede Art der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten, die darin besteht, dass diese Daten verwendet werden, um bestimmte persönliche Aspekte zu analysieren oder vorherzusagen.

 

INFORMATION ÜBER IHR WIDERSPRUCHSRECHT
nach Art. 21 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Abs. 1 lit. f) der DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein etwaiges auf diese Bestimmung gestütztes Profilingim Sinne von Artikel 4 Nr. 4 DSGVO.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst an die in den Datenschutzhinweisen im Abschnitt „Allgemeine Informationen“ - „Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?“ genannten Stellen gerichtet werden.